Conditions générales

Les présentes conditions générales s'appliquent à tous les services fournis par les avocats de la société SRL FAIRWAY PARTNERS IN LAW AND MEDIATION, située à 1800 VILVOORDE, Grote Markt 14, et inscrite au registre des entreprises sous le numéro 0473.608.537 (RPR BRUXELLES). Le terme "client" désigne toute personne physique ou morale ou autorité qui confie à FAIRWAY le mandat d'agir en son nom, tant en justice qu'en dehors, ou dans le cadre de la prestation de conseils ou de médiation.

Chaque fois qu'un client fait appel aux services de FAIRWAY, il est réputé connaître ces conditions générales et les accepter sans réserve. Les éventuelles conditions générales du client ne seront applicables que si elles ont été acceptées au préalable par écrit et expressément par FAIRWAY. Sauf publication ou communication émanant de FAIRWAY, sous quelque forme que ce soit, les présentes conditions générales s'appliquent également aux relations futures entre les parties.

Tout ajout, modification ou dérogation à ou des présentes conditions générales doit être accepté au préalable, par écrit et expressément par FAIRWAY.

Il appartient à FAIRWAY et aux clients de conclure un accord de service juridique explicite supplémentaire. En l'absence d'un tel accord, les présentes conditions générales régissent la relation contractuelle entre les parties et les autres arrangements seront déduits de la communication mutuelle. FAIRWAY est soumise à la réglementation TVA.

1.   Objet des services

L'objet des services concerne la prestation d'une assistance juridique, de conseils et/ou de représentation par le Cabinet d'avocats au profit des Clients dans le cadre des missions confiées par les Clients et acceptées par le Cabinet d'avocats. Le Cabinet d'avocats s'engage à défendre les intérêts des Clients dans le respect des lois en vigueur ainsi que des règles déontologiques applicables à la profession.

2.   La relation de coopération

Le Cabinet d’avocats informe le Client sans délai sur la mise en œuvre de son mandat et sur le déroulement de la procédure.

Le Cabinet d’avocats est lié par le secret professionnel et le Client respecte également la confidentialité des documents transmis par le Cabinet d’avocats.

Le Client donne sans délai toutes les informations et documents utiles, éventuellement à la demande du Cabinet d’avocats, pendant toute la durée du mandat.

Le Cabinet d’avocats fonctionne en teams. Le dominus litis du dossier collabore avec d’autres avocats de la section spécialisée concernée afin d’offrir au Client le service le plus adéquat.

3.   Intervention de tiers

Le dossier est traité et suivi par les avocats actifs dans le Cabinet d’avocats, mais le Client accepte que le Cabinet d’avocats fasse appel à d’autres avocats en vue de l’exécution de la mission, pour des tâches spécifiques et sous sa seule responsabilité.

S'il est nécessaire pour l'exécution du contrat de recourir à un huissier de justice ou à un traducteur, le Client en laisse le libre choix au Cabinet d’avocats.

Le Cabinet d’avocats fait uniquement appel à d'autres tiers avec le consentement exprès du Client, tels que les notaires, comptables ou experts, choisis en consultation avec le Client.

4.   Aide juridique de deuxième ligne

Le Client déclare avoir été informé des conditions pour bénéficier de l’aide juridique de deuxième ligne.

Le Client déclare ne pas y avoir droit ou ne pas souhaiter en faire usage et s’engage à informer immédiatement le Cabinet d’avocats si cela venait à changer pendant l’exécution de la convention. Si le Client, malgré son droit à l’aide juridique de deuxième ligne, confie un mandat au Cabinet d’avocats, les conditions de cette convention s’appliqueront.

Si, au cours du dossier, le Client devient éligible à l’aide juridique de deuxième ligne et décide d’en bénéficier, cette convention de collaboration sera considérée comme résiliée. Le Client s’engage à en informer immédiatement le Cabinet d’avocats, et à partir du moment de la notification, cette convention sera réputée résiliée. Le Client s’engage à régler tous les honoraires et frais dus jusqu’au moment de ladite notification, conformément à cette convention.

5. Frais et honoraires

L’état de frais et honoraires d'un avocat peut mentionner trois éléments:

1.     les honoraires

2.     les frais du Cabinet d’avocat

3.     les frais judiciaires et les dépens

L’honoraire est la rémunération pour les services fournis par le Cabinet d’avocats. Le taux horaire varie en fonction de l'avocat qui fournit les services. Le Cabinet d'avocats applique, dans l’intérêt des dossiers et de la clientèle, le principe selon lequel chaque dossier est suivi par deux avocats, et, le cas échéant, par plus de deux avocats lorsque la complexité du dossier l’exige. Lorsque certaines prestations (par exemple, réunions, audiences, consultations) sont effectuées par plusieurs avocats, le Cabinet d'avocats facturera les honoraires intégralement pour ces collaborateurs.

Le tarif horaire applicable sera inclus dans l'accord de collaboration ou dans l'e-mail d'intake.

Les taux horaires ci-dessus sont indexés annuellement au 1er janvier.

Les frais du Cabinet d’avocats, également soumis à la TVA, comprennent les frais généraux et les frais spécifiques.

Les frais généraux concernent le fonctionnement du Cabinet et incluent, entre autres, les frais liés au bâtiment, à l’infrastructure informatique, à la formation des avocats et au fonctionnement de l’office (y compris les frais d’ouverture du dossier). Pour ces frais, une somme forfaitaire de 7 % sur les honoraires facturés est appliquée. Cette somme est facturée par facture.

Les frais spécifiques concernent les frais qui peuvent être attribués à un dossier déterminé, dans la mesure où ils ne sont pas explicitement inclus dans les frais généraux. Ces frais sont facturés comme suit :

• Kilomètres : * EUR par kilomètre
• Dépôt via e-deposit ou DPA : * EUR par dépôt
• Recherche dans le registre national ou dans le fichier central des avis de saisie : * EUR par recherche

Autres frais spécifiques, tels que les frais d'envois recommandés, sont facturés à leur coût réel.                                                   

Les frais et dépens juridiques sont les dépenses avancées par le Cabinet d’avocats à des tiers, tels que l'huissier, le greffier, les traducteurs et les pouvoirs publics. Ces coûts sont définis avec précision et en détail dans l'état des frais et honoraires.                            

Avant le début de la convention et durant les procédures en cours une ou plusieurs avances peuvent être demandées. Un paiement anticipé ou une provision est un montant forfaitaire versé par le Client au Cabinet d’avocat, avant un état détaillé des frais et honoraires.

Dans certains dossiers plusieurs efforts – et donc des heures de travail et des frais - doivent être consacrés à court terme tant pendant la période préalable au lancement d’une éventuelle procédure ou pendant les premiers mois d’une procédure.

Le montant de la première provision est déterminé en fonction des efforts prévus, du niveau de difficulté et de l’urgence du dossier.

Dans l’état des frais et honoraires final les avances sont déduites du montant total.

Le Client paie les avances et les états d'honoraires du Cabinet d'avocats dans un délai de quatorze (14) jours suivant la réception de l'invitation à payer. Le Cabinet d’avocats peut, si cela est nécessaire pour le bon service, imposer une période de paiement plus courte. Le Cabinet d’avocats se réserve le droit de ne commencer le travail qu'après avoir reçu l'avance demandée.

Si le Client n’est pas d'accord avec l'avance nécessaire ou l’état d'honoraires, il doit les contester par écrit dans les quatorze jours (14) suivant leur réception.

Le Client déclare avoir été informé par le Cabinet d’avocats que l’affaire peut éventuellement bénéficier d’une assurance en protection juridique, et s’engage à en informer le Cabinet d’avocats par écrit s’il dispose d’une telle assurance.

6. Retard de paiement - obligations réciproques

À défaut de paiement à la date d’échéance de toute somme due par l’une ou l’autre des parties à la présente convention de coopération, seront dus après l'envoi d'une mise en demeure prenant la forme d'un premier rappel et exigible après l'écoulement du délai d'au moins quatorze (14) jours calendriers qui y est indiqué :

(1) des intérêts de retard à partir du jour calendrier suivant le jour de l'envoi du rappel au taux d'intérêt de référence majoré de huit (8) points de pourcentage visé à l'article 5, deuxième alinéa, de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales;

(2) une indemnité forfaitaire égale à :

• 20,00 EUR si le montant restant dû est inférieur ou égal à 150,00 EUR;
• 30,00 EUR augmentés de 10 % du montant dû sur la tranche comprise entre 150,01 EUR et 500,00 EUR si le montant restant dû est compris entre 150,01 EUR et 500,00 EUR;
• 65,00 EUR augmentés de 5 % du montant dû sur la tranche supérieure à 500,00 EUR avec un maximum de 2.000,00 EUR si le montant restant dû est supérieur à 500,00 EUR.

Le délai de quatorze jours calendriers prend cours le troisième jour ouvrable qui suit celui où le rappel est envoyé à l’autre partie. Lorsque le rappel est envoyé par voie électronique, le délai de quatorze jours calendriers prend cours le jour calendrier qui suit celui où le rappel est envoyé à l’autre partie.

7. Fonds de tiers

Le Cabinet d’avocats transfère tous les montants reçus pour son Client dans les plus brefs délais à son Client. Si le Cabinet d’avocats ne peut pas payer immédiatement un montant, il doit informer le Client de la réception du montant et l’informer de la raison pour laquelle le montant ne sera pas transféré.

Le Cabinet d’avocats peut, sur les montants reçus au nom du Client, retenir des sommes pour couvrir les avances ou les états de frais et honoraires impayés. Il en informe le Client par écrit. Cette disposition est sans préjudice du droit du Client de contester les états d'honoraires du Cabinet d’avocats et d'exiger le paiement des sommes retenues.

Le Cabinet d’avocats transfère tous les montants reçus du Client pour le compte de tiers immédiatement à ces tiers.

8. Protection de la vie privée

Le Client signe le formulaire d’information et de consentement pour le traitement des données personnelles dans le cadre du traitement du dossier. 

Ce formulaire est un addendum à la convention de coopération.

La déclaration de confidentialité est disponible sur www.fairway.law et peut également être consulté au cabinet.

9. Règlement extrajudiciaire des litiges (REL)

Si le Cabinet d'avocats a été chargé de défendre les intérêts du Client dans le cadre d'un litige qui l'oppose à une partie adverse, le Cabinet d'avocats informera le Client de l'existence d'un mode alternatif de règlement des litiges conformément à l'article 444, alinéa 2 du Code judiciaire

De plus amples informations sur ces différentes approches sont disponibles sur le site web de l'Ordre des Barreaux Flamands www.advocaat.be. Si le Client a d'autres questions à ce sujet, il peut toujours contacter le Cabinet d'avocats.

10. Responsabilité

Le Cabinet d’avocats et les avocats actifs au sein du Cabinet d’avocats sont assurés pour leur responsabilité civile professionnelle chez Amlin. La responsabilité du cabinet d’avocats et des avocats est limitée au montant couvert par cette assurance de responsabilité civile professionnelle. Le Client considère que l’assurance ordinaire est suffisante.

Le Cabinet d’avocats et les avocats actifs au sein du Cabinet d’avocats ne sont pas responsables pour les prestations fournies par des tiers auxquels ils font appel.

Si l’assureur en responsabilité professionnelle ne couvre pas le préjudice, sans que cela ne puisse être imputé au Cabinet d’avocats ou les avocats actifs au sein du Cabinet d’avocats, l’indemnisation pour une erreur professionnelle est limitée en principal, frais et intérêts à un montant de 10.000,00 EUR.

Les dispositions légales relatives à la responsabilité extracontractuelle ne s'appliquent pas entre les parties, ni entre une partie et un auxiliaire (de premier ou de deuxième degré) de l'autre partie, dans la mesure où cela est légalement permis. En signant cette convention de collaboration, il est ainsi exclu qu'une partie engage la responsabilité extracontractuelle des auxiliaires de l'autre partie, que ce soit pendant la durée de la convention de collaboration ou après sa cessation.

11.   Résiliation de la convention

Le Client peut résilier le contrat à tout moment en contactant le Cabinet d’avocats par écrit. Le Cabinet d’avocats transmet son état de frais et honoraires final, en tenant compte de ses prestations jusqu'à la fin de la convention et le Client s'y conformera conformément aux dispositions de cette convention de collaboration. Le Cabinet d’avocats ne peut pas demander d’indemnité.

Le Cabinet d’avocats peut mettre fin à tout moment à la convention et en avisera le Client par écrit pour déterminer le moment de la cessation de ses prestations. Le Cabinet d’avocats doit tenir compte de la possibilité pour le Client d'obtenir l'assistance nécessaire d’un autre avocat en temps utile. Le Cabinet d'avocats transmettra son état final des frais et honoraires au Client, en tenant compte de ses prestations jusqu'à la fin du contrat, et le Client s'y conformera conformément aux dispositions de cet accord de collaboration. 

Le Cabinet d’avocats retournera le dossier à la première demande du Client.

12.   Droit applicable et juridiction compétente

Le droit belge est d’application. Seuls les tribunaux néerlandophones de l’arrondissement de Bruxelles sont compétents nonobstant le droit du Cabinet d’avocats d’engager des poursuites juridiques devant les tribunaux du ressort du Client.