Dit is de privacyverklaring van FAIRWAY – PARTNERS IN LAW AND MEDIATION (hierna FAIRWAY), gevestigd te 1800 Vilvoorde, Grote Markt 14 en ingeschreven in de Kruipuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0473.608.537.

Deze privacyverklaring heeft tot doel u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens door FAIRWAY.

1.Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

FAIRWAY is de verwerkingsverantwoordelijke en stelt het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast.

Indien u vragen heeft bij deze privacyverklaring kan u deze richten tot het e-mailadres privacy@fairway.law.

2.Welke persoonsgegevens verwerkt FAIRWAY?

FAIRWAY verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening, namelijk activiteiten van advocaten. Onder persoonsgegevens wordt begrepen: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Hierbij kan gedacht worden aan:

Contactinformatie: naam, voornaam, titel, telefoonnummer, adresgegevens, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, …;

Gegevens die u FAIRWAY verstrekt of die in bezit van FAIRWAY komen bij de uitvoering van de overeenkomst (bankrekeninginformatie, …);

Gegevens die u FAIRWAY verstrekt of in het bezit van FAIRWAY komen in een ander kader (sollicitatie, eerste contactname, events, leveranciers, …).

3.Met welk doel verwerkt FAIRWAY persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden:

in het kader van onze juridische dienstverlening en advocatendiensten (bv. contactname per telefoon, e-mail en/of post, vertegenwoordiging, bankverrichtingen, …);
om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen (bv. witwaswetgeving);
marketingdoeleinden;
U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
behandeling van sollicitaties;
…

4.Op welke grond verwerkt FAIRWAY persoonsgegevens?

FAIRWAY verwerkt uw persoonsgegevens op basis van één of meerdere rechtsgronden, zoals:

de uitvoering van de overeenkomst tussen u en FAIRWAY (of de voorbereiding daarvan);
om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting;
ter bescherming van de vitale belangen van de u of van een andere natuurlijke persoon;
ter behartiging van gerechtvaardigde belangen van FAIRWAY als verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van u die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen;
uw toestemming.

De verschillende grondslagen waarop FAIRWAY persoonsgegevens verwerkt vindt u ook terug in artikel 6 AVG .

5.Verwerkt FAIRWAY ook bijzondere of gevoelige persoonsgegevens?

Fairway verwerkt ook volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

Strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen;
Gegevens van personen jonger dan 16 jaar;
Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

FAIRWAY verwijst in dit kader naar artikel 9 AVG.

6.Worden uw persoonsgegevens overgedragen?

FAIRWAY verkoopt uw gegevens niet aan derden

Om onze activiteiten evenwel naar behoren te kunnen uitoefenen en u de best mogelijke dienstverlenging te kunnen garanderen, is het soms noodzakelijk om bepaalde van uw persoonsgegevens over te maken aan andere actoren. Uw persoonsgegevens kunnen worden overgemaakt aan:

(externe) medewerkers verbonden aan FAIRWAY, die bijgevolg gebonden zijn door het beroepsgeheim of een contractuele discretieplicht.;
Derden die belangrijk en/of noodzakelijk zijn voor de juridische dienstverlening: tegenpartijen, contactpersonen, verzekeringsmaatschappijen, notarissen, gerechtsdeurwaarders, andere advocaten, overheden, rechtbanken, vertalers, tolken …;
Derden, zoals toezichthouders en andere instanties om aan wettelijke verplichtingen te voldoen;
Externe leveranciers: leveranciers in het kader van ICT-diensten, telecomdiensten, …;
Verwerkers waarmee een verwerkersovereenkomst werd gesloten.

U gelieve daarbij rekening te houden dat het gaat om een niet-exhaustieve lijst en het zowel kan gaan om binnenlandse en buitenlandse actoren. Wij dragen slechts gegevens over voor de in deze privacyverklaring vermelde doelstellingen en dit op basis van de hierboven aangegeven rechtsgronden.

7.Welke bewaartermijn neemt FAIRWAY in acht?

FAIRWAY bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens zolang als nodig is om de in deze privacyverklaring gestelde doelstellingen te bereiken, rekening houdende met de aard van de relatie tussen uzelf en FAIRWAY, de wettelijke bewaartermijnen, gerechtvaardigde belangen, …

Persoonsgegevens zullen uit onze systemen worden verwijderd na een periode van tien jaar na :

het einde van de overeenkomst;
het einde van het mandaat;
het afsluiten van het dossier;
het einde van de samenwerking.

FAIRWAY behoudt zich evenwel het recht voor om uw persoonsgegevens gedurende een langere periode te bewaren en te verwerken indien FAIRWAY daartoe verplicht wordt in het kader van een wettelijke of reglementaire verplichting, in het kader van een lopend geschil tussen uzelf en FAIRWAY of indien de bewaring wordt verantwoord door een andere rechtsgrond.

8.Vertrouwelijkheid en Veiligheid

FAIRWAY heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

In geen geval kan FAIRWAY aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

9.Over welke rechten beschikt u?

In overeenstemming met de geldende regelgeving en binnen de daarin gestelde beperkingen (bv. Beroepsgeheim of rechtmatige verwerking) hebben betrokkenen de volgende rechten met betrekking tot de gegevensverwerking door FAIRWAY:

9.1.Inzagerecht

U heeft het recht om uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van persoonsgegevens die betrekking hebben op u, en FAIRWAY desgevallend een kopie te vragen van de gegevens vermeld in artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Indien u om bijkomende kopieën verzoekt, kunnen wij u een passende vergoeding vragen.

9.2.Recht om uw toestemming in te trekken

In de gevallen waarin de gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat in elke geval de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking daarvan, onverlet. Dit volgens het principe : “Het intrekken van de toestemming is even eenvoudig als het geven ervan.”

9.3.Rectificatie en vervollediging van gegevens

U heeft het recht om de rectificatie van onjuiste u betreffende persoonsgegevens te verkrijgen. Daarnaast heeft u steeds het recht om FAIRWAY te verzoeken uw persoonsgegevens aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijkerwijze niet meer geleverd kunnen worden.

9.4.Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”)

U heeft het recht om de wissing van de u betreffende persoonsgegevens te verkrijgen indien daartoe een wettelijke grondslag voorhanden is (bijvoorbeeld: de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt; de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt; …)

9.5.Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de beperking van de verwerking van persoonsgegevens te verkrijgen indien daartoe een wettelijke grondslag voorhanden is (bijvoorbeeld: u betwist de juistheid van persoonsgegevens; de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en u verzoekt in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan; …)

9.6.Recht op overdraagbaarheid van gegevens

In bepaalde gevallen heeft u het recht om de u betreffende persoonsgegevens, die u FAIRWAY verstrekt heeft, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft in die gevallen ook het recht om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

9.7.Recht van bezwaar

U heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van de u betreffende persoonsgegevens vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen en zo:

de verwerking gebaseerd is op onze gerechtvaardigde belangen of deze van een derde, behoudens dwingende gerechtvaardigde gronden die zwaarder wegen dan de belangen, rechten, en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
de verwerking geschiedt ten behoeve van direct marketing.

U kunt voormelde rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar privacy@fairway.law; per post naar FAIRWAY, 1800 Vilvoorde, Grote Markt 14 of door gebruik te maken van het onderdeel “contacteer ons” op de website (www.fairway.law), mits bijvoeging van een kopie van uw identiteitskaart.

U dient voor ogen te houden dat FAIRWAY gebeurlijk niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, uitwissing of overdraging. Dit omwille van wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen, voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie, dan wel op basis van een andere rechtsgrond die FAIRWAY steeds zal specifiëren.

10.Gegevensbeschermingsautoriteit

Voor elke aanvullende informatie of elke klacht met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kan u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

+32 2 274 48 00

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11.Wijziging van deze verklaring

FAIRWAY behoudt zich het recht voor om deze verklaring te wijzigen of anderszins aan te passen.

Gelieve deze verklaring dan ook regelmatig te raadplegen zodat u steeds op hoogte bent van eventuele aanpassingen.